DIFOT atau OTIF - Sebuah Pengukuran Dalam Kinerja Logistik

DIFOT (delivery in full, on time atau pengiriman penuh, tepat waktu) atau OTIF (on-time and in-full delivery/ pengiriman tepat waktu secara penuh) adalah pengukuran kinerja logistic dan pengiriman di dalam suatu rantai pasok. Biasanya hal ini dinyatakan dalam bentuk persentase. DIFOT digunakan untuk mengukur apakah rantai pasok mampu mengirim :
  • Sesuai produk yang diharapkan (referensi dan kualitas)
  • sesuai jumlah yang dipesan 
  • di tempat yang telah disepakati 
  • dan pada waktu yang diharapkan oleh Pelanggan
Fungsi
DIFOT (OTIF) mengukur seberapa sering pelanggan mendapatkan apa yang mereka inginkan tepat pada saat mereka inginkan. Beberapa pakar menganggap pengukuran ini lebih unggul jika dibandingkan dengan indikator kinerja pengiriman lainnya, seperti kinerja shipped-on-time ( SOT) dan on-time performance (OTP), karena melihat aktifitas pengiriman dari sudut pandang Pelanggan.

Indikator kinerja utama (KPI) ini memiliki kelebihan dalam mengukur kinerja seluruh organisasi logistik dalam memenuhi harapan layanan Pelanggan. Untuk mencapai tingkat OTIF yang tinggi, semua fungsi rantai pasokan (di antaranya order taking, procurement, supplier, warehouse, team pengiriman, transportasi ...) harus bekerja pada level terbaiknya.

Rumus perhitungan
Umumnya OTIF dihitung dengan memperhatikan jumlah pengiriman:

OTIF (%) = jumlah pengiriman OTIF ÷ jumlah total pengiriman x 100

Tapi bisa juga,  dihitung berdasarkan jumlah pesanan atau banyaknya items yg dipesan.  Beberapa Perusahaan menghitung OTIF dengan persentase jumlah pesanan total yang tepat waktu. Hal ini sebenarnya bertentangan dengan prinsip OTIF karena belum terpenuhinya seluruh komponen OTIF.

Persyaratan untuk pengukuran OTIF adalah:
  • memiliki tanggal pengiriman pasti (bahkan sampai jam di beberapa Perusahaan ) yang tercantum pada pesanan pelanggan atau ditentukan oleh pelanggan
  • mengukur tanggal atau jam pengiriman dan mengarsipkan ke dalam sistem
  • menyimpan catatan alasan mengapa sebuah pesanan tidak terhitung OTIF.
Jika ada pesanan yang dipisah/ dibagi atas permintaan pelanggan, maka setiap jalur pengiriman dipertimbangkan.

Banyak Perusahaan yang telah menggunakan ukuran OTIF dalam mengukur kinerja team. Beberapa hal positif yang mereka rasakan antara lain seperti : peningkatan laba operasi karena pengurangan biaya operasional – sehubungan dengan pengurangan non-kualitas, kontrol inventaris yang lebih baik, pengambilan pesanan pelanggan yang lebih baik, keandalan yang lebih tinggi dalam penyimpanan dan transportasi ... dan peningkatan penjualan – karena ketersediaan produk yang lebih baik untuk penjualan.

Coba hitung berapa persentase OTIF di tempat kalian bekerja 😊 

Oya, satu lagi: Pengukuran OTIF / DIFOT ini juga kadang diperluas sampai ke DIFOTAI (delivery in full, on time, and accurately invoiced atau pengiriman penuh, tepat waktu, dan ditagih secara akurat), yang juga mempertimbangkan kualitas faktur/ penagihan.


G Mahardika

No comments: