FAQ on Sales Territory

Saat masuk pertama kali dalam dunia sales dan distribusi, banyak sekali menemukan pertanyaan yang bahkan hingga satu dekade kemudian masih belum terjawab dengan baik. Jika kalian penasaran ingin tahu, berikut ini adalah beberapa yang sering menghantui saya :

Salesman dituntut menambah new outlet tetapi tidak pernah ada guidance yg riil dan bisa dijadikan SOP tentang bagaimana cara mencari outlet baru. Kebanyakan Manager hanya menjelaskan ke teamnya dengan pendekatan paraphrase yang sering kali tidak applicable. Saya hanya melihat satu-dua orang yang benar2 menguasai ini. Kita semua berterima kasih dengan adanya aplikasi google maps atau my maps yang sangat2 membantu team di lapangan. Dan percayalah 95% lebih Salesman dewasa ini memilih menggunakan fasilitas tersebut di lapangan ketimbang mendengar arahan dari para Manager-nya.
Apakah pembagian area penjualan sudah dilakukan secara fair. Seringkali Manager melakukan ini hanya dengan melihat satu sisi. Misalnya berdasarkan pembagian nilai estimasi omzet. Padahal akan lebih baik jika memperhatikan beberapa parameter lainnya seperti besar-kecilnya area, luas coverage, waktu dan jarak tempuh yang harus dilalui seorang Salesman setiap hari
Apakah Anda bisa melihat permasalahan yang ada dalam pembagian wilayah penjualan Anda, menemukan gap sebagian area yang belum tergarap oleh team Sales, mengenali ketidaksesuaian di mana seorang Salesman melanggar area yang sudah ditentukan untuk Salesman lainnya dan saling overlap, mengenali ketidakseimbangan coverage antara satu wilayah dengan wilayah lainnya?
Apakah jumlah Salesman yg ada sudah cukup, over atau sebaliknya under serviced?
Bagaimana Anda menghitung kebutuhan Sales force yang sesuai dengan kondisi area. Apakah hanya dihitung berdasarkan jumlah toko dibandingkan target kunjungan per-hari, atau dengan mempertimbangkan potensi wilayah VS distance and travelling time, ataukah sudah memperhitungkan kondisi geografis (kota/luar dalam kota/ luar kota, jarak, kontur tanah, kondisi jalan dsb)
Isu yang sama untuk menghitung kebutuhan armada pengiriman. Team (bahkan Manager) banyak yang tidak tahu kenapa harus mengirim minimum 35 faktur atau 20 juta per-mobil setiap hari. Mereka hanya manut menjalankan ini sebagai doktrin tanpa pernah berpikir dari mana asalnya? Apa dasar logikanya? Lucu sih.
Pending pengiriman seakan hanya menjadi beban kesalahan team Driver/ Helper, padahal mereka tidak pernah mendapatkan guidance yang cukup baik sebagaimana team Sales dapatkan. Hampir tak ada waktu yang bisa dialokasikan khusus untuk mengupgrade knowledge team yang satu ini. Setiap hari mereka hanya datang, menyiapkan faktur, cek barang dan langsung jalan ke toko. Briefing harian hanya dilakukan untuk mengingatkan mereka agar bekerja maksimal. Padahal peran mereka tak kalah penting. Paling tidak, mereka harus diberikan pemahaman tentang bagaimana menentukan rute, membagi waktu dan jarak tempuh dll dsb yang semuanya membutuhkan supporting tools (lihat posting tentang basic rules yang harus dipatuhi oleh team Pengiriman saat di jalan)
Saat kunjungan, Salesman lebih suka menjelaskan bahwa kondisi barang kosong di suatu toko karena barang belum / tidak dikirim oleh team delivery. Padahal faktanya toko tersebut memang belum pernah digarap dan belum menjadi registered outlet karena bermacam alasan
Apakah toko tertentu sudah menjadi register outlet kita? Ada tools yang seharusnya bisa dipakai untuk membantu team Sales (pls refer ke postingan sebelumnya di sini)
Apakah team alokator sudah meng-alokasikan faktur secara proper berdasarkan masing2 area, rute dan jadwal kunjungan
team Sales seringkali meyakinkan bahwa areanya sudah ter-cover 100%. Pada kenyataannya mereka hanya melihat berdasarkan data “warisan”. Setelah di-visualisasi dengan Online Maps (atau software GIS lainnya) terlihat jelas ada dan banyak kecamatan yang masih blank . Namun tentu saja selalu ada alasan / kondisi kenapa hal ini terjadi. – Ini menjadi concern saya dan team sejak tahun 2010)
Mengapa area tertentu (desa) bisa menyerap produk A lebih banyak dibandingkan produk B – misalnya
Bagaimana team melakukan Pemetaan distribusi barang dengan baik, apakah hanya mengandalkan data spreadsheet saja seperti yang sudah dilakukan selama puluhan tahun? (Cek postingan tentang Power BI dan Quantum GIS)
Berapa sebenarnya unit armada kendaraan yg diperlukan untuk mengirim barang setiap hari
Berapa Minimum jumlah toko yang dikirim untuk setiap mobil
Seberapa akurat koordinat yg ditagging oleh team Sales?
Sudah efisienkah biaya Penjualan/ Pengiriman? Pertanyaan ini sangat sederhana, namun seringkali diabaikan padahal menjadi concern Management
Dan masih banyak lagi yg lainnya